Anlaşmalı otel programı, sık gidilen şehirlerde seçili otellerle kuruma özel fiyat ve koşul belirlenmesidir. Capavia programı kurar, izler ve günceller.
Anlaşmalı otel programı, bir şirketin sık seyahat ettiği şehirlerde seçili otellerle kuruma özel fiyat, iptal koşulu ve hizmet standardı üzerinde önceden anlaşıp çalışanlarının konaklamalarını bu oteller üzerinden yönlendirdiği kurumsal konaklama hizmetidir. Capavia programı geçmiş konaklama verinizden başlayarak kurar ve otellerle görüşmeleri yürütür. Anlaşmaların kullanımını da her rezervasyonda takip eder.
Anlaşmalı otel programı kimler için uygundur?
Program, konaklamaların belirli şehirlerde yoğunlaştığı ve aynı otellerin tekrar tekrar kullanıldığı şirketlerde en çok değeri üretir. Gecelik fiyatın yanı sıra iptal esnekliği, kahvaltı, internet ve geç çıkış gibi koşullar da görüşmenin konusudur. Konaklamaları birçok şehre dağılmış şirketlerde ise program, yalnızca en yoğun birkaç şehirle başlatılıp zamanla genişletilebilir.
- Merkez ofis, fabrika veya bölge müdürlükleri arasında düzenli seyahat eden şirketler
- Aynı şehirlerde yıl boyunca çok sayıda gece konaklayan satış ve teknik ekipler
- Konaklama harcamasını öngörülebilir hale getirmek isteyen finans ve satın alma birimleri
- Çalışan güvenliği açısından önceden değerlendirilmiş otellerle çalışmak isteyen İK ekipleri
Anlaşmalı otel programı neleri kapsar?
Konaklama verisinin analizi
Geçmiş dönem konaklamalar şehir, otel, gece sayısı ve ortalama gecelik fiyat bazında incelenir. Böylece hangi şehirlerde anlaşma yapmanın anlamlı olduğu ve otellere hangi hacimle gidileceği netleşir. Verinin dağınık olduğu şirketlerde ilk iş, mevcut faturalardan ve rezervasyon kayıtlarından bu tabloyu oluşturmaktır.
Otel seçimi ve değerlendirme
Aday oteller; iş adreslerine erişim, güvenlik, oda standardı ve politika limitine uyum açısından değerlendirilir. Her öncelikli şehirde farklı fiyat seviyelerinde birden fazla seçenek bulunması hedeflenir; böylece tek otelin dolu olduğu dönemlerde de anlaşmalı bir alternatif kalır.
Fiyat ve koşul müzakeresi
Gecelik fiyatın yanında son ücretsiz iptal saati, kahvaltı ve internetin dahil olup olmadığı, yoğun sezon ve fuar dönemi uygulamaları görüşülür. Varılan anlaşma, rezervasyonda kolayca uygulanabilecek net maddelere dönüştürülür. Sabit fiyat yerine genel satış fiyatı üzerinden yüzde indirim modeli de değerlendirilebilir; hangisinin daha avantajlı olduğu şehrin fiyat dalgalanmasına göre değişir.
Rezervasyonda uygulama
Anlaşmalı oteller, ilgili şehre yapılan taleplerde öncelikli seçenek olarak sunulur. Yolcu anlaşma dışı bir otel tercih ederse bu durum gerekçesiyle kayda geçer. Rezervasyonda anlaşmalı fiyatın gerçekten uygulanıp uygulanmadığı da kontrol edilir. Otelin genel satış fiyatı anlaşmalı fiyatın altına düştüğünde, sözleşme izin veriyorsa daha uygun olan fiyat tercih edilir.
Performans takibi ve yenileme
Anlaşmaların ne ölçüde kullanıldığı, sözleşme fiyatlarına uyulup uyulmadığı ve yolcu geri bildirimleri izlenir. Yenileme döneminde oteller bu veriyle yeniden değerlendirilir; gerekirse program genişletilir ya da daraltılır.
Çalışanlara duyuru ve yönlendirme
Bir anlaşmanın değeri, çalışanların onu kullanmasıyla ortaya çıkar. Şehir bazında anlaşmalı otel listesi ve temel koşullar seyahat eden ekiplere duyurulur. Kendi rezervasyonunu yapmaya alışmış çalışanlar için anlaşmalı otelin neden tercih edildiği kısa ve net biçimde anlatılır.
Anlaşmalı ve anlaşmasız konaklama arasındaki fark nedir?
| Kriter | Anlaşmasız rezervasyon | Anlaşmalı otel programı |
|---|---|---|
| Fiyat | Rezervasyon günündeki güncel fiyat | Önceden belirlenmiş kurumsal fiyat veya indirim |
| Koşullar | Her rezervasyonda farklılaşabilir | İptal, kahvaltı gibi koşullar sözleşmede tanımlı |
| Bütçe planlaması | Gecelik maliyeti öngörmek zordur | Şehir bazında öngörülebilir maliyet |
| Otel değerlendirmesi | Rezervasyon anında yapılır | Program kurulurken önceden yapılır |
Anlaşmalı fiyatın hangi dönemlerde geçerli olduğu, örneğin fuar dönemi istisnaları, sözleşmenin içeriğine bağlıdır ve müzakere sırasında netleştirilir.
Program kurulurken hangi bilgiler gerekir?
- Son dönemde konaklama yapılan şehirler ve oteller
- Şehir bazında yaklaşık gece sayısı ve ödenen ortalama fiyat
- Seyahat politikasındaki konaklama limitleri ve oda standardı kuralları
- Varsa şirketin doğrudan yaptığı mevcut otel anlaşmaları
Programın faydası nasıl ölçülür?
Anlaşmalı otel programı kurulduktan sonra başarısı birkaç basit göstergeyle izlenebilir. Bu göstergeler dönemsel raporlarda yer alır ve yenileme görüşmelerinde otellerle masaya getirilir:
- Toplam konaklama gecelerinin ne kadarının anlaşmalı otellerde geçtiği
- Anlaşmalı fiyat ile aynı tarihteki genel satış fiyatı arasındaki fark
- Politika dışı konaklamaların sayısı ve gerekçeleri
- Yolcuların anlaşmalı oteller hakkındaki geri bildirimleri
Nasıl çalışır?
- Son dönem konaklama verisi ve seyahat politikanız paylaşılır.
- Öncelikli şehirler ve aday oteller belirlenir; değerlendirme kriterleri sizinle birlikte kesinleşir.
- Otellerle fiyat ve koşul görüşmeleri yapılır; sonuçlar onayınıza sunulur.
- Onaylanan anlaşmalar rezervasyon sürecine işlenir ve çalışanlara duyurulur.
- Kullanım ve harcama raporları dönemsel olarak paylaşılır; program yenileme döneminde güncellenir.
Neden Capavia?
- Program kurulumu, otel görüşmeleri ve günlük rezervasyonun aynı ekip tarafından yürütülmesi
- Anlaşmalı otellerin rezervasyon aşamasında öncelikli sunulması ve sapmaların kayda geçmesi
- TÜRSAB A Grubu (belge no 8086) ve IATA akredite (no 88218594) kurumsal seyahat acentası
- Cap724 B2B portalı üzerinden kurumsal taleplerin tek kanalda toplanması
- Tek fatura, maliyet merkezi bazlı raporlama ve 7/24 operasyon desteği
Anlaşmalı otel programı, Otel Rezervasyonu hizmetimizin maliyet kontrolü ayağıdır. Programın günlük kullanımı için münferit otel rezervasyonları, harcamanın bütüncül takibi için masraf yönetimi sayfalarını inceleyebilirsiniz. Konaklama verinizi birlikte değerlendirmek için bizimle iletişime geçin.