Konferans ve kurumsal etkinlik yönetimi: delege uçuşu, otel bloğu, transfer, teknik altyapı ve tercüme tek ekipten. Capavia ile planlı, kontrollü etkinlik.
Konferans ve kurumsal etkinlik yönetimi, bir kongre, zirve, bayi toplantısı veya lansmanın katılımcı seyahatinden salon kurulumuna kadar tüm operasyonel bileşenlerinin tek plan altında yürütülmesi hizmetidir. Capavia bu süreçte delegelerin uçuş, konaklama ve transferlerini oturum programıyla eşleştirir; teknik ekipman ve tercüme altyapısını aynı takvime bağlar. Böylece içerikten sorumlu ekibiniz programa, biz de lojistiğe odaklanırız.
Konferans ve etkinlik yönetimi hizmeti kimler için?
Katılımcıları farklı şehir veya ülkelerden gelen, birden fazla salon ve oturum içeren ya da herkesin belirli bir saatte aynı yerde olmasını gerektiren organizasyonlar profesyonel koordinasyondan en çok fayda sağlar. Bu hizmeti en sık talep edenler şunlardır:
- Yıllık bayi, distribütör veya satış toplantısı düzenleyen şirketler
- Bilimsel kongre ve sempozyum düzenleyen dernek, vakıf ve meslek kuruluşları
- Ürün lansmanı, basın toplantısı veya paydaş zirvesi planlayan pazarlama ve kurumsal iletişim ekipleri
- Yönetim kurulu toplantısı ve yönetici strateji buluşması (retreat) organize eden yönetici asistanları
- Uluslararası konuşmacı ve delegasyon ağırlayan kurumlar
- İçeriği kendi ekibi veya bir ajans tarafından hazırlanan, ancak operasyon yükünü dışarıya devretmek isteyen kurumlar
Konferans ve etkinlik yönetimimiz neleri kapsar?
Kongre seyahat koordinasyonu
Delegelerin geliş ve dönüş uçuşları, kayıt masasının açılış saatine ve son oturumun bitişine göre planlanır. Konuşmacılar, protokol misafirleri ve genel katılımcılar için farklı bilet kuralları tanımlanabilir; isim değişiklikleri ve son dakika iptalleri tek listeden yönetilir. Aynı şehirden çok sayıda delege geliyorsa grup uçuşları ekibimizle grup tarifesi seçenekleri değerlendirilir.
Konaklama çözümleri
Etkinlik oteli ve gerekirse yakın çevredeki ek oteller için oda blokajı yapılır; oda tipi dağılımı, isim listesi (rooming list) ve opsiyon tarihleri takip edilir. Odaların bırakılabileceği (release) tarihler kayıt takviminize göre sözleşmeye işlenir. Blokaj süreçlerinin ayrıntısı için grup otel rezervasyonları sayfamıza bakabilirsiniz.
Kongre transferleri
Havalimanı karşılamaları, uçuş manifestosundaki varış saatlerine göre gruplanır. Otel ile kongre merkezi arasındaki ring seferleri oturum başlangıç ve bitiş saatlerine göre zamanlanır; araç kapasitesi her gün kayıtlı katılımcı sayısıyla yeniden eşleştirilir. VIP konuşmacılar için ayrı araç ve karşılama personeli planlanabilir.
Teknik ekipman ve destek
Salon oturma düzeni, projeksiyon veya ekran, kürsü ve mikrofonlar, kayıt ve yaka kartı sistemi etkinlik akışına göre listelenir. Kurulum, prova ve söküm saatleri mekânla birlikte belirlenir. Etkinlik süresince teknik sorumlu sahada hazır bulunur ve oturum geçişlerini takip eder. Konuşmacı sunumlarının toplanacağı tarih ve dosya formatı da bu aşamada katılımcı iletişimine eklenir.
Çok dilli tercüme teknik kurulumu
Hangi oturumun hangi dillerde izleneceği, delegelerin kayıt sırasında bildirdiği dil tercihlerinden çıkarılır. Her dil için gereken kabin, verici-alıcı sistemi ve kulaklık adedi bu veriyle hesaplanır; kabinler sahneyi gören ve ses yalıtımına uygun bir noktaya yerleştirilir. Tercüman ekibi ve kapsamlı prodüksiyon ihtiyacı etkinlik teknolojisi ve destek hizmetimizle birlikte planlanır.
Nasıl çalışır?
- Talep ve kapsam: Tarih, tahmini katılımcı sayısı, şehir tercihi, oturum yapısı ve bütçe çerçevesi alınır.
- Seçenek ve politika kontrolü: Mekân, otel ve ulaşım alternatifleri, şirketinizin seyahat ve satın alma kurallarıyla karşılaştırılarak sunulur.
- Onay ve sözleşme: Seçilen kurgu için tedarikçi sözleşmeleri hazırlanır; opsiyon, ödeme ve iptal koşulları yazılı hale getirilir.
- Kayıt ve rezervasyon: Katılımcı listesi üzerinden uçuş, oda ve transfer atamaları yapılır; her değişiklik aynı kayıtta güncellenir.
- Yerinde uygulama: Etkinlik günlerinde operasyon ekibi karşılama, transfer ve salon akışını koordine eder.
- Kapanış ve raporlama: Gerçekleşen maliyetler, katılım bilgileri ve tedarikçi faturaları tek dosyada paylaşılır.
Etkinlik türüne göre hangi lojistik öne çıkar?
| Etkinlik türü | Tipik katılımcı profili | Öne çıkan lojistik ihtiyaç |
|---|---|---|
| Kongre / sempozyum | Farklı şehir ve ülkelerden delegeler | Delege uçuşları, oda blokajı, tercüme altyapısı |
| Bayi / satış toplantısı | Bölgesel ekipler ve iş ortakları | Grup uçuşu, toplu transfer, gala akşamı |
| Ürün lansmanı | Basın, müşteri ve iş ortakları | Sahne ve markalama, misafir karşılama |
| Yönetici toplantısı | Üst yönetim, küçük grup | Gizlilik, butik mekân, kişiye özel transfer |
Planlamaya başlamadan önce hangi bilgileri hazırlamalısınız?
İlk görüşmede aşağıdaki bilgilerin kesin olmasa bile tahmini olarak paylaşılması, seçeneklerin gerçekçi hazırlanmasını sağlar. Eksik kalan kalemler süreç içinde birlikte netleştirilir.
- Etkinlik tarihi ve kabul edilebilir alternatif tarih aralığı
- Tahmini katılımcı sayısı ve kalkış şehirlerine göre dağılımı
- Oturum yapısı: genel salon, paralel salonlar, sergi veya stant alanı
- Tercüme gerektiren diller
- Bütçe çerçevesi ve onay mercileri
Neden Capavia?
- TÜRSAB A Grubu seyahat acentesi (belge no 8086) ve IATA akredite acente olarak bilet ve konaklama süreçlerini doğrudan yönetir.
- Seyahat ve etkinlik lojistiği aynı ekipte yürür; delege uçuşu ile salon programı arasında ayrı firmalar arası yazışma gerekmez.
- 7/24 operasyon hattı, etkinlik öncesinde ve süresince yaşanan uçuş aksaklıklarına mesai saatinden bağımsız müdahale imkânı verir.
- Kurumsal hesaplar Cap724 B2B portalı üzerinden çevrimiçi erişim sağlar.
- Tek sözleşme ve tek fatura yapısı, finans ekibinizin mutabakat yükünü azaltır.
Tüm etkinlik hizmetlerimizi MICE Destek Hizmetleri sayfasında bulabilirsiniz. Kongrenize ödül programı veya ekip etkinliği eklemek isterseniz teşvik ve ekip etkinlikleri hizmetimizi inceleyin. Tarih ve katılımcı bilgilerinizi paylaşmak için bizimle iletişime geçin.